Hoe krijg je als zorgorganisatie weer grip op vast-flex binnen teams?

De tekorten in de arbeidsmarkt lopen op en deze omstandigheden dringen inmiddels de teams binnen. Veel wisselende gezichten, wisselvallige kwaliteit aan flexibele krachten en vooral veel ad hoc problemen maken de waan van de dag. Hoe krijg je als zorgorganisatie weer grip op vast-flex binnen teams?

 Karen Achterberg - van Schoonhoven, specialist personeelssamenstelling, heeft samen met een aantal zorgorganisaties in de ouderenzorg een antwoord geformuleerd op deze opgave. Dit artikel is samen met haar tot stand gekomen.

Wil je in contact komen met expertise op het vlak van gezonde personeelsplanning? Stuur een berichtje >>

Is ad hoc het nieuwe normaal?

Voor veel teams in de zorg is het ad hoc ingevuld krijgen van diensten het nieuwe normaal. In het dienstrooster ontstaat een gat en vervolgens gaat de planner en/of leidinggevende ermee aan de gang om dit op te lossen. Dit is inmiddels zo gebruikelijk geworden dat het net lijkt of dit niet anders kan. Ervaringen met zorgorganisaties die in regie willen komen van hun vast-flex verhoudingen vertellen een ander verhaal. Er liggen veel kansen om weer in regie te komen van de vast-flex verhoudingen. Hoe krijg je als zorgorganisatie weer grip op vast-flex binnen teams?

Waarom is dit belangrijk?

De zorgsector gaat gebukt onder een arbeidsmarkttekort, dat weten we allemaal. Maar er is meer aan de hand dan alleen 'te weinig' zorgmedewerkers. Er zijn wel zorgmedewerkers beschikbaar, maar zij willen niet meer in een vast dienstverband werken. Dit leidt tot niet vervulbare vacatures binnen zorgorganisaties, terwijl er aan de andere kant wel flex inhuur beschikbaar is. Voor een team van een zorgorganisatie betekent dit dat zij noodzakelijkerwijs zijn aangewezen op flexibele inzet, terwijl zij liever collega's in vaste dienst erbij zouden willen hebben. Dit frustreert en die frustratie uit zich op verschillende manieren. Externe flex en met name zzp-ers in de zorg krijgen regelmatig de schuld van 'wisselende gezichten', 'slechte kwaliteit' en 'oncollegiaal gedrag'. Het is belangrijk dat zorgorganisaties inzien dat zij ook zelf veel kansen hebben om weer grip te krijgen op vast-flex verhoudingen. Daar hoopt dit artikel aan bij te dragen.

Hoe krijg je als team weer een stabiel dienstrooster?

Het dienstrooster is de wekelijkse planning van het team. Op dit moment zijn dienstroosters vaak fors verstoord geraakt, met alle gevolgen van dien. Hoe krijg je als zorgorganisatie weer grip op vast-flex verhoudingen binnen een team? Een zorgteam binnen een afdeling van een zorgorganisatie krijgt een stabiel rooster als er voor de lange termijn wordt gepland. Die lange termijn planning is niet alleen het dienstrooster zelf en is dus meer dan 'een paar maanden vooruit' plannen. Als je een goed dienstrooster op wil kunnen zetten, dan zijn hier allerlei ingrediënten voor nodig. In dit artikel gaan we in op de ingrediënten die uiteindelijk leiden tot het kúnnen plannen van een goed dienstrooster.

Lees ook: Waarom kunnen vaste zorgmedewerkers werk en privé slecht combineren?

Wat is er nodig voor een lange termijn planning?

We willen komen tot een stabiel en voorspelbaar dienstrooster van een team. Hoe krijg je als organisatie grip op de voorspelbaarheid van het dagelijkse rooster? Daar is een lange termijn planning voor nodig over het jaar heen. Om een lange termijn planning mogelijk te maken, zijn er antwoorden nodig vanuit de organisatie, de locatie en de afdeling. Welke elementen zijn nodig voor een lange termijn planning? Hieronder nemen we stap voor stap de elementen door die uiteindelijk een gezond rooster opleveren.

Stap 1: Het basisdienstenpatroon

Hoe krijg je als team een gezonde planning? De reis naar een gezond dienstrooster start met het basisdienstenpatroon. Hier komt de driehoek van cliënt/patiënt, zorgmedewerker en organisatie bij elkaar. Welke diensten heb je 'in de basis' nodig om continuïteit van zorg te leveren? Hoeveel uren per dienst zou passend zijn? Het basisdienstenpatroon is afhankelijk van het type zorgorganisatie, het type klant, de mogelijkheden die medewerkers bieden en de organisatie. Dit vraagt een visie op zorg en overzicht in wat de behoeften over en weer zijn. Het basisdienstenpatroon is hiermee in feite een vertaling van de doelgroep, de zorgmedewerker en de visie die een organisatie heeft op continuïteit en kwaliteit.

Stap 2: Welke formatie is nodig voor het basisdienstenpatroon?

Als het basisdienstenpatroon bekend is, weten we wat we nodig hebben om continuiteit van zorg te kunnen bieden. Maar hoe doen we dat? Er is een formatieplaatsenplan nodig, zodat duidelijk wordt hoe de formatie opgebouwd is. Zonder die opbouw kun je niet gericht werven en plannen. Om die reden is dit een wezenlijke stap richting een gezond rooster.

Vragen voor een formatieplaatsenplan

• Hoeveel fte per functie heb je nodig? Dit op basis van aanwezigheid en deskundigheid;
• Hoeveel zorgmedewerkers heb je 'netto' nodig als je vakantie, scholing en verzuim opvangt?

Grofweg kun je stellen dat een zorgmedewerker 80% inzetbaar is en voor 20% niet aanwezig is in verband vakantie, verzuim en scholing. Anders gezegd: als we het rooster voor 100% dicht willen krijgen, dan houden we rekening met het feit dat zorgmedewerkers 80% van hun contracturen daadwerkelijk beschikbaar zijn voor het team. Veel zorgorganisaties betrekken bij het berekenen van openstaande vacatures standaard een flexibele schil binnen de teams. Hoe zit dat?

Waar is 'flex' eigenlijk voor bedoeld?

Flexibele inzet binnen teams is altijd een wens geweest van zorgorganisaties. Met flexibele inzet kun je wisselende aanwezigheid van cliënten / patiënten opvangen. Stel namelijk dat er een aantal bedden leeg staan binnen een afdeling. Het zou geen goed werkgeverschap zijn als vaste zorgmedewerkers van het team vanwege deze lege bedden gevraagd wordt te vertrekken.

Hoe krijg je als zorgorganisatie grip op flex? Flex binnen zorgorganisaties is vanuit de oorsprong bedoeld om die wisselende inzet op te vangen. Bijvoorbeeld via de flexpool van een zorgorganisatie zelf, of via een uitzendbureau, detacheerder of bemiddelaar. Flexibele inzet binnen teams is er altijd geweest. Idealiter rekenen zorgorganisaties zelf graag met 90% vast en 10% flexibele medewerkers. Inmiddels is hier weinig regie op, omdat de vacatures tot aan 90% aan vaste medewerkers vaak niet meer ingevuld worden.

Evaluatie huidige formatie

Terug naar de route van een gezond dienstrooster. Met een formatieplaatsenplan in de hand kan er nu met onderbouwing iets gezegd worden over de huidige teams. Welke formatie is aanwezig? Hoeveel uren hebben medewerkers in hun contract zitten? Wanneer gaan zorgmedewerkers met pensioen? Welke mix aan deskundigheid heb je? De vergelijking tussen wat er nu is en wat je nodig hebt wordt nu duidelijk.

Hieruit volgt het wensenpakket voor de toekomst. Hoeveel medewerkers heb je nodig, met welke contractduur en welke deskundigheid? Dit onderwerp kan samen met HR opgepakt worden en gericht worden richting werving en selectie.

Stap 3: Hoe ziet het basisrooster eruit?

We weten via het formatieplaatsenplan welke teammix we willen hebben, maar hoe de werkweek in elkaar zit vertelt het verhaal nog niet. Het uitsplitsen van de formatie naar een week die kwalitatief en kwantitatief goed gedekt wordt is de volgende stap. Dit is het 'basisrooster'; het uitgangspunt waarop het dienstrooster gebaseerd moet gaan worden. Er zitten een aantal spelregels aan het basisrooster die kunnen worden toegepast.

De basis van het basisrooster

• Medewerkers die fulltime werken (36 uur per week) dienen volledig ingepland te worden;
• Bij contracten die minder dat 36 uur groot zijn, is het goed om een aantal uur per week niet standaard in te plannen;
• Leerlingen worden als laatste gepland, om te voorkomen dat ze 'onderdeel' worden van de basisbezetting;
• Langdurig zieken zijn ook terug te vinden in het rooster, omdat verzuim onderdeel uitmaakt van de 20% bruto ruimte.

Welke gaten in het rooster zijn te voorzien?

Bovenop de teammix is ook te bepalen hoe het jaar er uit komt te zien als je de 'onvermijdelijke' gaten in het rooster meeneemt. Je kunt als het ware een aantal gaten in het rooster inplannen, omdat je al vooraf weet dat ze gaan komen. Die gaten hebben te maken met aanwezigheid en afwezigheid van teamleden. Je kunt flexibele inzet lang vooruit plannen op het moment dat je weet op welke momenten dit nodig is gedurende het jaar.

Vragen over voorspelbare gaten in het rooster

• Hoe ziet de vakantieplanning over het jaar bekeken eruit?
• Hoeveel dagen zijn er jaarlijks nodig voor opleidingen en trainingen?
• Welke deskundigheid is op welk moment aanwezig en afwezig gedurende de dag?
• Wat is de minimale bezetting van iedere deskundigheid gedurende een dag?
• Hoe gaan we om met plus- en minuren?

Het doel is om te komen tot een basisrooster over het jaar heen. Dit basisrooster is een vorm van lange termijn planning. Vanuit een basisrooster kan er een dienstrooster worden gepland. Om daar te komen is het nodig dat de organisatie, locatie of afdeling een standpunt formuleert over de volgende onderwerpen.

Hoe ziet een gezonde vakantieplanning eruit?

Iedere zorgmedewerker heeft tijd nodig om te ontspannen en te herstellen. Vakantie is hierin een zeer belangrijke factor. Vakantie is iets waar je naar toeleeft en waar je achteraf van de ervaringen hoopt te genieten. Hoeveel medewerkers gelijktijdig op vakantie kunnen en of dit kloppend is gedurende het jaar, is iets dat ruim van tevoren bepaald kan worden. Een standpunt over wat een gezonde vakantieplanning is gedurende het jaar, is een vraag waar de organisatie, locatie, afdeling of misschien wel team zelf op voorhand iets van moet vinden.

Hoeveel dagen zijn nodig voor opleiden?

Om bevoegd- en bekwaamheden op orde te houden, is training en scholing nodig. Ook dit is jaarlijks in te plannen, mits de organisatie een standpunt ingenomen heeft over welke scholing gevolgd hoort te worden. Dit vraagt iets van de afdeling scholing en opleiding. Het maken van een jaarplanning op het onderwerp scholing wordt lang niet altijd benut, waardoor op het laatste moment gaten in het rooster ontstaan. Dit moet voorkomen worden door op voorhand te weten wanneer er scholingsdagen nodig zijn.

Welke deskundigheid is aan- en afwezig gedurende de dag?

Je kunt een intensive-care niet draaiende houden zonder ic-verpleegkundigen. Binnen ieder team is op bepaalde momenten van de dag expertise nodig. Welke deskundigheid aanwezig moet zijn op welke momenten, is iets dat ook boven het team uit bepaald zal moeten worden. Hier moet een combinatie ontstaan tussen uitgaven en aanwezige deskundigheid. Daarnaast is het ook logisch dat er op bepaalde momenten geen specifieke expertise in huis aanwezig is. Hoe gaan we dan om met achterwacht? Dit onderwerp raakt dat van de controller van een organisatie, want uiteraard gaat dit ook over geld.

Wat is de minimale bezetting per deskundigheid?

Je kunt niet tien ic-bedden met één ic-verpleegkundige in de lucht houden. Naast de aanwezige deskundigheid, is het ook van belang dat de hoeveelheid van die deskundigheid vastgesteld moet worden. Het gaat dus om zowel kwaliteit als om kwantiteit. Ook hier geldt dat de organisatie hier een standpunt over zal moeten steunen, omdat de business-case wel moet kloppen.

Hoe gaan we om met plus- en minuren?

Hoe krijg je als team grip op pieken en dalen? Door deze deels op te vangen via plus- en minuren. Er zitten altijd zorgmedewerkers in een team die sommige periodes wat meer en andere periodes wat minder zouden willen werken. Deze plusuren (teveel werken) en minuren (te weinig werken), kun je als instrument benutten om de flow van het jaar deels op te vangen. We weten namelijk dat de zomer meer inzet vraagt en de winter minder vakantie kent. Ook hier liggen mogelijkheden om het jaar op te vangen.

Stap 4: Het dienstrooster

Hoe krijg je als zorgorganisatie weer grip op vast-flex binnen teams? Na het bepalen van een basisdienstenpatroon, een bijbehorende formatieplanning en een basisrooster kan er nu een dienstrooster worden samengesteld. Logischerwijs vloeit deze voort uit al het voorwerk. Welke diensten gedurende de dag doorlopen worden is bekend en wie dit doet is eveneens bekend. De geplande afwezigheid van vaste medewerkers kan opgevuld worden, zowel via een goede planning van plus en min uren, als een geplande inzet van flexibele krachten. Ook deze krachten hoeven niet meer ad hoc gepland te worden in zo'n scenario, omdat hun inzet voor het leeuwendeel valt te voorspellen.

Hoe krijg je als zorgorganisatie weer grip op vast-flex binnen teams?

Hoe krijg je als zorgorganisatie weer grip op vast en flex? Op het moment dat je de opbouw van een gezond rooster ter harte neemt, als onderdeel van een strategische personeelsplanning. Flex inzet hoeft helemaal niet ad hoc plaats te vinden. Sterker nog, ook intermediairs, zoals detacheerders, uitzendbureaus en bemiddelaars zien graag geplande inzet van flexibele zorgmedewerkers dan ad hoc werk. Dit is namelijk niet alleen voor de zorgorganisatie, maar ook voor de intermediair een intensief proces. Intermediairs zijn hierin steeds vaker een strategische partner voor zorgorganisaties. Dit komt voort uit het feit dat een goede strategische personeelsplanning en een goede jaarcyclus op het vlak van personele planning niet eenvoudig is.