Rapporteren in het zorgdossier is altijd verplicht. Ook voor zzp'ers in de zorg.

We krijgen met regelmaat de vraag binnen wanneer je als zzp'er moet rapporteren in het zorgdossier, zoals een digitaal zorgdossier. Rapporteren in het zorgdossier is altijd verplicht. Ook voor zzp'ers in de zorg. Dat levert in de praktijk soms moeilijkheden op, zeker bij een electronisch zorgdossier.

Wanneer moet je rapporteren in het zorgdossier?

Als je samenwerkt met andere zorgprofessionals dan is een gezamenlijk dossier heel logisch. Op welke manier stem je anders de zorg met elkaar af? Rapportage in het zorgdossier is nodig als er tijdens contact met een cliënt of patiënt iets gebeurt dat een overdracht waard is. Voor leren en verbeteren, methodisch werken, maar ook het opvolgen van afspraken is een zorgdossier onontbeerlijk. Rapporteren in het zorgdossier is dan ook altijd verplicht bij het werken met cliënten en patiënten. Ook voor zzp'ers in de zorg. Maar wat doe je als je in de praktijk wordt belemmerd in het doen van rapportage of het aanpassen van het zorgdossier?

Verschillende benamingen, zelfde dossier

In de praktijk zijn er verschillende benamingen voor een zorgdossier. Ook in dit artikel gebruiken we ze door elkaar heen. 

• Zorgdossier
• Cliëntdossier
• Patiëntdossier
• EPD - Electronisch zorgdossier voor 'patiënten'
• ECD - Electronisch zorgdossier voor 'cliënten'

Wat is een zorgdossier?

Een zorgdossier is een verzameling documenten waar alle relevante (medische) gegevens van een cliënt of patiënt worden bewaard. Deze gegevens gaan over basisinformatie zoals een naam, adres,  contactgegevens en burgerservicenummer. Ook medische gegevens of uitgevoerde handelingen worden in het zorgdossier genoteerd. Het zorgdossier brengt alle gegevens samen die nodig zijn voor goede zorgverlening. De eisen die gesteld worden aan het zorgdossier komen voort uit de kwaliteitswet Wkkgz. Zonder informatie uit het zorgdossier kunnen samenwerkende zorgverleners niet goed afstemmen welke zorg een cliënt of patiënt moet ontvangen. De rol van het zorgdossier is dus van grote betekenis. Een zorgdossier bestaat uit meerdere onderdelen, zoals bijvoorbeeld een intake, verslaglegging, een zorgplan, een behandelingsplan en een actueel medicatie-overzicht. Ons Wtza abonnement heeft 42 delig cliëntdossier in zich.

Wat is een electronisch zorgdossier?

Een electronisch zorgdossier is een digitaal zorgdossier. Dit type zorgdossier is online te benaderen en wordt ook wel het Electronisch Cliëntdossier (ECD) of Electronisch Patiëntdossier (EPD) genoemd. Het ECD / EPD is een vervanger voor het 'papieren' dossier. Tegenwoordig is een digitaal zorgdossier bereikbaar via smartphone, tablet, laptop en desktop. Als je werkt voor zorgorganisaties kom je dan ook regelmatig een digitaal zorgdossier tegen. Veel zorgverleners met eigen cliënten vragen zich af of een een digitaal cliëntdossier verplicht is voor zzp'ers in de zorg. Dit is niet het geval. Een zorgdossier is verplicht, maar dat hoeft niet per se digitaal te zijn.

Hoe belangrijk is een actueel zorgdossier?

Een actueel zorgdossier stelt zorgmedewerkers in staat om goed samen te werken en is om die reden van groot belang. Of je nu als zzp'er in de zorg als onderaannemer voor een zorgaanbieder werkt, of eigen cliënten in zorg hebt; het nut van het zorgdossier verandert daarmee niet. Dit valt ook te merken aan de manier waarop de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) de werking van het zorgdossier controleert. Zo stelt de Inspectie onder meer dat het zorgdossier een actuele beschrijving van de zorgbehoefte in zich moet dragen. Ook stelt de Inspectie dat 'zorgverleners voortgangsrapportages schrijven over de actuele situatie van de cliënt in het zorgdossier' in haar toetsingskaders. Hierbij maakt de Inspectie geen onderscheid tussen vaste zorgmedewerkers, flexkrachten of zzp'ers. Een actueel zorgdossier is dus in alle gevallen van belang en jij hebt daar als zzp'er een bijdrage in te leveren.

'Mijn opdrachtgever stelt mij niet in staat om te rapporteren'

Een veelgehoorde opmerking onder zzp'ers in de zorg is dat opdrachtgevers lang niet altijd de mogelijkheid bieden om te werken met het zorgdossier. Bijvoorbeeld omdat er geen mogelijkheid is om in te loggen in het ECD. Sterker nog, er zijn zelfs opdrachtgevers die het standpunt innemen dat zzp'ers niets in een zorgdossier of ECD te zoeken hebben. Er zijn ook opdrachtgevers die een speciale inlog bieden voor zzp'ers, maar dat is niet altijd bij iedereen bekend. Ook merken we dat PGB houders soms een eigen opvatting hebben over nut en noodzaak van een zorgdossier. Jouw verplichtingen als zorgaanbieder liggen echter vast en daarmee komt de vraag naar boven of je voor een opdrachtgever wil werken die jouw bijdrage aan een zorgdossier niet op prijs stelt. Als we kijken naar de eisen die gelden vanuit de Wtza en Wkkgz en als we lezen op welke manier de Inspectie controleert, dan is er geen vraag over jouw rol binnen het zorgdossier. Als zorgmedewerker heb je daar natuurlijk een bijdrage in te leveren. Rapporteren in het zorgdossier onder je eigen naam is dus altijd verplicht. Ook voor zzp'ers in de zorg.